¿Cómo se incluyen en las cotizaciones los gastos administrativos?

Cada empresa tiene su manera de estimar sus costos, no solamente por que las variables que intervienen cambian de una a otra, o es diferente el peso de la estructura, los recursos, los empleados, el tipo de trabajo, etc., sino también porque realmente hay muchos caminos para hacer dicha evaluación.

Esto se aplica tanto en cada uno de los ítems de costos directos (Impresión, tinta, películas, etc.) como también a la incidencia aplicada en un presupuesto de los costos indirectos, y particularmente a los costos administrativos.

Cada trabajo tiene una serie de tareas fijas que no dependen de la envergadura del trabajo. Ej. Llamado para combinar la entrega, realización de remito, realización de factura, ensobrar, enviar por correo los comprobantes, seguimiento de cobranza, recibo, etc. Todas esas tareas se hacen de igual modo para un trabajo de $500 como para uno de $100.000.

Por otra parte hay clientes que requieren mas atención, ya sea porque necesitan un conforme a pie de maquina, o porque se debe llamar mas veces para la propuesta o para el seguimiento de cobranzas.

Existen muchas maneras de contemplar los gastos administrativos en un presupuesto. En esta oportunidad, analizaremos las alternativas más simples, para incluir en un presupuesto el costo administrativo.

Prorrateo proporcional y fijo de los gastos

1. Se evalúan cuantas ordenes promedio se aceptan por mes
2. Se mide el total de costos fijos (secretaria, teléfonos, administración, alquiler, sitio web, conexión por banda ancha, etc.)
3. Se divide el costo calculado por la cantidad de órdenes del mes. Ese monto se aplica como monto fijo a cada uno de los presupuestos
4. Ej. Si el gasto fijo es de $10.000 y se producen 500 OT por mes, el costo administrativo estimado es de $20

Prorrateo de los gastos en los valores de hora de centros de costos

Se deberá cargar un porcentual de los costos administrativos a cada centro de costo, con lo cual va a estar calculado en el valor hora de los mismos. Dependiendo de los procesos que el trabajo incluya, esto incluirá más o menos costo administrativo.

Porcentaje sobre el costo total del presupuesto

Se deberá calcular cual es la relación entre los gastos de producción y los gastos administrativos, por ejemplo si los gastos de producción fueron $10.000, y los gastos administrativos fueron de $100, se sabe que a los gastos de producción se le deberá adicionar un 1%. Resumiendo, cuando se realice el presupuesto, luego de calcular todos los costos productivos, se deberá adicionar un 1%.

NOTA: Para todos los cálculos mencionados con anterioridad, se recomienda basarse en la información de los últimos 3 meses mínimamente. No debemos olvidar las estacionalidades, por dicho motivo podemos basarnos en datos estadísticos, teniendo en cuenta en que porcentaje decae o sube la producción.

Otros métodos:

• Un monto fijo por cada proceso (o actividad)
• Por tipo de cliente (de acuerdo a la complejidad que este implique)
• Por complejidad del trabajo (de acuerdo a la familia de producto)